Руководство пользователя
Как каждый день работать в кабинете: от входа под своей учётной записью до выпуска готового черновика договора. Технический чек-лист установки — в отдельном документе ПЕРЕДАЧА-КОНТОРЕ.md, здесь — только то, что нужно знать сотруднику за рабочим местом.
01Что это такое, в двух словах
Один кабинет вместо нескольких разрозненных инструментов.
NotaryWorkspace — рабочий кабинет, который работает прямо на компьютере конторы, по адресу http://127.0.0.1:8786 в обычном браузере. Он объединяет карточки постоянных клиентов, календарь и запись на приём, дела с шаблонами договоров и помощника, который читает принесённые клиентом документы.
Смысл ядра платформы простой: сотрудник выбирает шаблон договора и клиента, прикладывает документы — помощник предлагает значения полей, сотрудник сверяет каждое с оригиналом, и в конце получается черновик Word. Печатать 25 одинаковых полей заново вручную не нужно, но и слепо доверять подсказке нельзя — про это подробно ниже.
Кабинет виден только на этом компьютере. Ссылка 127.0.0.1 не открывается ни с телефона, ни с другого ПК конторы — это обычное свойство локальной программы, а не поломка.
02Вход в кабинет и роли
У каждого сотрудника — свой логин и пароль. Общего пароля на всю контору нет.
При самом первом запуске кабинета создаётся учётная запись владельца — она одна на всю контору и её нельзя выпустить заново без резервной копии, поэтому пароль владельца нужно сразу записать в надёжное место. Дальше владелец или старший сотрудник заводит личные учётные записи остальным в разделе Команда.
Ролей три, и права нарастают:
| Роль | Что доступно |
|---|---|
| Сотрудник | Свои дела и клиенты, свой календарь, создание черновиков договоров, чтение своих напоминаний |
| Старший сотрудник | Всё то же плюс: дела и календарь любого сотрудника, назначение дел на сотрудников |
| Владелец | Всё то же плюс: раздел «Команда» (учётные записи), «Журнал действий», «Библиотека шаблонов», резервные копии, настройки конторы |
Своим паролем никогда не делятся — даже с коллегой «на минутку». «Журнал действий» записывает действия от имени того, кто вошёл под этим логином, поэтому чужой пароль — это чужая ответственность на вашем имени.
04Клиенты
Карточка клиента — чтобы не печатать одни и те же данные дважды.
Новый клиент
В разделе «Клиенты» — кнопка «Новый клиент», заполняются ФИО, контакты и, при желании, заметки.
Поиск
Строка поиска клиентов находит карточку по имени за секунды — полезно прямо во время звонка.
Подстановка в дело
При создании дела кнопка «Подставить данные» переносит карточку клиента в поля договора — вручную остаётся дозаполнить только то, чего в карточке нет.
Архив вместо удаления
Если клиент больше не актуален — карточку архивируют. Она пропадает из общих списков, но не удаляется и её можно восстановить.
05Календарь и запись на приём
Расписание сотрудников и отдельная страница для записи посетителей.
В разделе «Календарь» создаётся встреча — выбирается клиент (или запись остаётся без карточки клиента), сотрудник, время начала и цель приёма. Кабинет также открывает отдельную публичную страницу записи — по ней посетитель сам выбирает свободное время, не дозваниваясь в контору.
Статус заявки проходит несколько состояний: заявка принята → ожидает подтверждения → подтверждено → приём завершён (или отменено, если планы изменились). Сотрудник подтверждает заявку в календаре, посетитель может открыть свою личную страницу записи и увидеть текущий статус.
Непрочитанные напоминания собираются в календаре у каждого сотрудника — это основной список. По желанию можно дополнительно подключить баннер на рабочем столе Windows, см. раздел «Напоминания Windows».
Публичная страница записи сейчас открывается только с этого же компьютера (адрес 127.0.0.1:8786/booking). Чтобы посетители записывались из интернета, нужен отдельный шаг настройки (свой адрес и защищённое соединение) — это в планах, не включено «из коробки».
06Создание дела — шаг за шагом
Главный сценарий кабинета: от документов клиента до черновика Word.
«Новое дело»
В разделе «Документы» — «Новое дело», название дела и выбор шаблона: вариант А (спільна участь у будівництві з розстрочкою) или Б (повна оплата).
Клиент
«Подставить данные» переносит карточку клиента из базы, если он уже есть; иначе поля заполняются вручную.
Материалы дела
К делу прикрепляются документы клиента — фото, сканы, PDF, DOCX. Для каждого источника можно указать, к чему он относится: сторона 1, сторона 2, объект или «автоматически».
«Анализ материалов»
Локальный помощник (модель + распознавание текста) читает прикреплённые файлы и предлагает значения полей с указанием, в каком документе и на какой странице он их нашёл.
Сверка каждого поля
Открывается оригинал документа рядом с предложенным значением. Поле отмечается «Сверено с документом» только после того, как сотрудник лично сравнил значение с оригиналом — цифра за цифрой, буква за буквой, а не только «нашлось в тексте».
Живой предпросмотр
Текст договора обновляется по мере заполнения; суммы и даты подставляются прописью. При рассрочке график платежей считается автоматически, а несходящиеся суммы блокируют переход дальше.
Перевод дела на проверку
Когда все обязательные поля подтверждены, дело переводится в состояние проверки — это отмечается в деле и попадает в журнал действий.
Создание черновика Word
Кнопка «Скачать Word» выпускает файл. Это черновик: финальную вычитку перед подписанием всегда делает специалист.
Особое внимание — паспортным данным и РНОКПП. Помощник может «найти» цитату в тексте документа, даже если в самом документе, который видит глаз, такой строки нет — например, если в файле есть технически скрытый текст. Поэтому важные номера и даты рождения нужно сверять визуально с самим документом (бумажным или на экране), а не только доверять пометке «фрагмент найден».
07Если источники дают разные значения
Кабинет не выбирает сам — он показывает конфликт.
Если два прикреплённых документа называют разные значения одного и того же поля (например, разное написание адреса в паспорте и в справке), помощник не подставляет ни одно из них автоматически, а показывает оба варианта с указанием источника. Сотрудник решает, какое значение верное, опираясь на оригиналы, и подтверждает его вручную.
Это же правило действует и для полей, у которых несколько документов предлагают одинаковое значение — совпадение не освобождает от сверки с оригиналом, отметка «Сверено» всегда ставится человеком.
08Смена шаблона дела
Если шаблон обновили, а дело уже открыто.
Если владелец загрузил новую редакцию шаблона А или Б, уже открытые дела на старой редакции продолжают работать — переход на новую редакцию делается отдельным явным действием в деле. Совместимые значения полей и прикреплённые файлы сохраняются; все отметки «Сверено» снимаются заново, потому что редакция текста могла измениться, а несовместимые поля потребуют ручного переноса.
Несохранённые правки в деле не переносятся автоматически при смене шаблона — сохраните дело перед переходом на новую редакцию.
09Библиотека шаблонов
Раздел владельца: откуда берутся сами бланки договоров А и Б.
Проверенные оригиналы шаблонов загружаются владельцем в «Библиотеку шаблонов» одним разом на всю контору — после этого сами исходные файлы DOCX для работы кабинета уже не нужны, дела создаются из сохранённой в кабинете зашифрованной копии. До первой загрузки шаблонов создание новых дел недоступно — это ожидаемое поведение, а не ошибка.
Библиотека входит в резервную копию конторы, поэтому при переносе на другой компьютер (см. раздел «Резервные копии») шаблоны восстанавливаются вместе со всеми делами автоматически.
10Команда и роли
Кто заводит сотрудников и что можно поменять.
В разделе «Команда» владелец (или старший сотрудник) создаёт учётную запись нового сотрудника, назначает роль и задаёт первый пароль — дальше сотрудник может сменить пароль на свой в личных настройках. Учётную запись можно сделать неактивной, если человек больше не работает в конторе — история его действий в журнале при этом никуда не пропадает.
Восстановления забытого пароля по почте или SMS в кабинете нет — это осознанное решение в пользу безопасности данных клиентов. Владелец или старший сотрудник переустанавливает пароль сотруднику вручную через раздел «Команда».
11Журнал действий
Кто и что менял — без возможности стереть след задним числом.
Каждое значимое действие — создание и изменение дела, подтверждение поля, выпуск договора, изменение карточки клиента, вход в кабинет, изменения в команде — записывается в «Журнал действий» с указанием времени и сотрудника. Записи в журнале защищены от правки на уровне базы данных: изменить историю задним числом нельзя даже случайно.
Журнал полезен не для контроля ради контроля, а как способ быстро разобраться, если по делу возник вопрос: кто вносил последнюю правку и когда.
12Резервные копии
Единственный правильный способ и бэкапа, и переноса на другой компьютер.
Кто делает
Раздел «Команда» → «Создание резервной копии» — доступно владельцу.
Пароль архива
Придумывается конторой в момент создания копии. Чем длиннее и необычнее пароль — тем лучше; не использовать пароль, который уже применяется где-то ещё.
Где хранить
Файл архива и пароль от него — раздельно. Например, архив на внешнем диске, а пароль — в сейфе или у владельца отдельно от компьютера.
Как часто
Регулярно — по факту, а не только «когда вспомнили». Это единственная защита от поломки диска, случайного повреждения файла или переезда на новый компьютер.
Кто узнал пароль архива — тот получил доступ ко всей базе конторы целиком, включая все дела и карточки клиентов. Обращайтесь с этим паролем так же серьёзно, как с ключом от сейфа.
Перенос на другой компьютер делает только восстановление резервной копии в раздел «Команда» → «Восстановление резервной копии» на новом месте — не копированием папки с данными на флешку. Восстановление возможно только в ещё не заведённый (пустой) кабинет.
13Напоминания Windows
Необязательное дополнение к списку в календаре.
Если хочется получать баннер на рабочем столе Windows, а не только заходить проверять календарь, сотрудник один раз подключает своё устройство: запускается отдельный помощник, в открывшемся окне Windows вводится логин и пароль от кабинета. Сохраняется только ограниченный ключ на 30 дней — обычный пароль на диск не записывается.
После подключения браузер можно закрывать: сообщение придёт, пока компьютер и кабинет включены. Отключить своё подключение или проверить его состояние можно в разделе «Календарь» в любой момент.
Список непрочитанных напоминаний в календаре — это основной и надёжный способ ничего не пропустить. Windows иногда может скрыть сам баннер (например, режим «Не беспокоить»), календарь — нет.
14Безопасность — 5 правил для сотрудников
Простые привычки, которые защищают данные клиентов на практике.
Не заводите вторых пользователей Windows на рабочем компьютере конторы. Кабинет и его данные привязаны к учётной записи Windows, под которой он запущен — посторонний пользователь этого же компьютера не должен иметь к нему доступа в принципе.
Важные номера и даты сверяйте визуально с оригиналом документа — не только по пометке «фрагмент найден в тексте» (см. также раздел «Создание дела» выше).
Если после перезапуска кабинет вдруг снова просит создать владельца, хотя контора уже давно работает и в базе были дела — ничего не создавайте и не нажимайте дальше. Это признак того, что компьютер потерял ключ шифрования (например, при переустановке или сбросе профиля Windows), а не «просто пустая база». Немедленно свяжитесь с разработчиком, не запускайте кабинет повторно и не восстанавливайте поверх — до этого момента данные ещё можно спасти из последней резервной копии.
Пароль резервной копии храните отдельно от самого файла архива и не показывайте его никому, кроме владельца конторы.
Не кладите рабочую папку кабинета в облачную синхронизацию (OneDrive, Google Диск и подобные) — только локальный диск этого компьютера.
15Если что-то пошло не так
Частые ситуации и что с ними делать.